Come diventare una Wedding Planner: le skill essenziali
C’è chi pensa che fare la Wedding Planner significhi solo parlare di fiori, colori e abiti da sogno. La verità? Questo lavoro è molto di più!
Se stai pensando di cambiare vita, di diventare un’organizzatrice di matrimoni, di seguire questa passione che si accende dal profondo del tuo cuore… ho due notizie per te.
La prima è che sei sull’articolo giusto: io sono una Wedding Planner con esperienza da oltre 20 anni, e tutto ciò che ti consiglierò è “testato sul campo”, quindi… fidati delle mie parole!
La seconda notizia è che non si diventa una Wedding Planner dalla sera alla mattina: serve studio, pratica, tanta passione… e alcune skill da non sottovalutare.
Fare la Wedding Planner significa avere la responsabilità di uno dei giorni più importanti nella vita di una coppia, un giorno irripetibile, il “giorno del cuore”, come piace chiamarlo a me. Ma oltre al cuore serve struttura, e oltre alla creatività serve metodo.
Ecco perché oggi voglio parlarti di quelle competenze personali e relazionali che fanno la vera differenza in questo mestiere: cominciamo subito!
Le skill che fanno la differenza nel mondo del Wedding Planning
Si tratta di abilità trasversali che riguardano il modo in cui interagisci con sposi, invitati, fornitori o il tuo stesso team di lavoro, o ancora la maniera in cui affronti i problemi, trovi soluzioni o gestisci situazioni di responsabilità professionali. Alcune sono più innate, altre hanno un buon margine di essere acquisite con tempo ed esperienza.
Ho contato quelle che secondo me sono le più importanti: l’ascolto attivo, l’organizzazione, la pianificazione e il rispetto delle scadenze, le conoscenze burocratiche/logistiche, la public relation e il coordinamento/supervisione.
Ascolto attivo
Ogni matrimonio che organizzo nasce, ancor prima che dal dialogo, dall’ascolto. Spesso gli sposi arrivano con un’idea confusa, dopo aver sentito i pareri più discordanti (quelli della zia che si è sposata nel ‘97, dell’amica che ha detto sì alle Bahamas…). Altri ancora hanno sul loro smartphone centinaia di screeshot fatti su Pinterest, ma hanno bisogno di maggiore chiarezza nella loro mente. Sono agitati, emozionati, stressati: hanno bisogno di essere ascoltati, capiti e guidati, e tu come Wedding Planner, devi essere in grado di anticipare i loro bisogni e metterli a proprio agio. Osservare e captare emozioni… non solo parole.
Quindi, regola numero uno: non dare mai nulla per scontato. Chiedi, riformula, approfondisci: l’empatia è la tua prima alleata!
Capacità di organizzazione
Se due innamorati si rivolgono a te per organizzare il loro matrimonio, è perché desiderano che tutto sia perfetto e pagano una professionista perché ogni dettaglio sia esattamente al suo posto. Dovrai essere la regina dell’organizzazione, perché ogni tempistica venga rispettata e ogni fornitore sia pronto a “entrare in scena al momento giusto”. Quindi… vietato improvvisare!
Dovrai imparare a gestire decine di aspetti per ogni matrimonio: contratti, sopralluoghi, prove, menù, trasporti, orari, contatti… Non intendo spaventarti, ma metterti al corrente della realtà dei fatti: se sei una ritardataria nella vita personale, comincia ad allenare questo tuo lato troppo free!
Un’agenda ben strutturata (digitale o cartacea) ti sarà molto utile, così come un software gestionale per eventi e tanta, tanta disciplina!
Pianificazione e rispetto delle scadenze
Parola d’ordine… metodo!
Pianificare è la chiave per mantenere tutto sotto controllo: lavora con largo anticipo, sii proattiva e preparati ad anticipare eventuali problematiche avendo pronto un piano B per ogni scenario possibile. In questo modo, non solo tu lavorerai con serenità, ma anche i tuo sposi vivranno il percorso con meno stress. Coinvolgi i protagonisti nelle decisioni finali e condividi il piano con loro, mantenendoli aggiornati anche su aspetti come le scadenze per inviare gli inviti, la definizione di budget, la prenotazione della location, le prove generali… Insomma: ogni voce ha la sua “data”, e tu dovrai guidarli passo passo.
Un trucchetto? Creare una wedding timeline personalizzata che gli sposi possono consultare e aggiornare insieme a te.
Conoscenze burocratiche e logistiche
Un aspetto tanto “noioso” quanto cruciale: devi conoscere perfettamente tutta la parte burocratica e tecnica.
Certificati richiesti per il rito civile o religioso, regole delle cerimonie simboliche, permessi per la musica, accessi per i fornitori, gestione dei trasporti, piani in caso di pioggia… Nulla da fare: in questo caso, ti tocca studiare. 😛
Per esperienza personale, un appunto: procedi con una conoscenza approfondita delle normative locali!
Public relation con i fornitori
Nessuna Wedding Planner lavora da sola: personalmente, per ogni matrimonio collaboro con fotografi, fioristi, catering, musicisti, grafici, tecnici… Una squadra di professionisti di fiducia che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune: regalare il matrimonio dei sogni.
Sai cosa fa la differenza in queste situazioni? Il rapporto umano!
Una buona relazione con i fornitori permette di lavorare meglio, trovare soluzioni più creative e affrontare insieme anche le emergenze. Rispetto, chiarezza e sinergia: te lo garantisco, il risultato si vede… e si sente.
Un consiglio dal cuore: scegli fornitori che condividano i tuoi valori. Sarà tutto molto più semplice!
Coordinamento e supervisione
Nel grande giorno, sarai TU il punto di riferimento di tutti: sposi, fornitori, location… e nulla ti deve sfuggire!
Dal momento dell’allestimento fino all’ultimo brindisi, tieni monitorata ogni fase e sii pronta a intervenire in caso qualcosa vada storto (sì, a volte può accadere, ma l’importante è come tu reagisci agli ostacoli!).
Se possibile, dovrai risolvere le scaramucce senza che nessuno se ne accorga, perché ricorda: il tuo più grande obiettivo è lasciare che gli sposi vivano il giorno d’amore con leggerezza ed emozione… senza pensare a nulla.
Insomma: come avrai inteso, per diventare una Wedding Planner servono dedizione, equilibrio, empatia e competenze tecniche. Ma una cosa è certa: non c’è una fatica che non venga pienamente ripagata dal sorriso sincero degli invitati e dallo sguardo sereno (e innamorato!) degli sposi. In questo mestiere, la soddisfazione è enorme e le emozioni infinite!
Come diventare una Wedding Planner: il mio corso
Ho deciso di condividere le mie conoscenze con chi è moss* dalla mia stessa passione: rendere felici gli innamorati facendo del loro matrimonio una giornata indimenticabile.
Da questa volontà nasce il mio corso di Wedding Planning: due giorni di full immersion, il 18 e il 19 ottobre 2025, dedicato a chi ha sempre desiderato organizzare matrimoni e vuole muovere i primi passi in questo mestiere.
Nozioni teoriche sull’organizzazione di matrimoni, interventi di marketing, incontri preziosi con altre figure connesse alla Wedding Planner… e non solo: a questa pagina trovi tutti i dettagli del corso, dal programma alle informazioni logistiche, fino ai pacchetti e alle promo attive.
Se cerchi un corso di Wedding Planner in provincia di Ravenna, ti aspetto con piacere al mio: saranno due giorni di formazione davvero speciali, e io… non vedo l’ora di incontrarti!